Ketika seseorang atau suatu instansi akan mengadakan suatu acara atau kegiatan, surat undangan merupakan salah satu hal yang harus dipersiapkan dengan baik. Pasalnya, surat tersebut berisi ajakan untuk menghadiri acara atau kegiatan yang akan digelar.
Pada dasarnya surat merupakan media yang dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan suatu informasi kepada penerimanya. Informasi yang diberikan dapat berupa pemberitahuan, penugasan, perkenalan, perjanjian, perintah, permohonan, perintah, keputusan, laporan, serta ajakan atau himbauan.
Salah satu jenis surat yang sering dibuat atau ditemui adalah surat undangan. Ini adalah surat yang berisi undangan dari satu orang ke orang lain. Umumnya surat jenis ini berisi permintaan kepada seseorang atau badan untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
Baca juga: Memahami Ciri-Ciri Bahasa Surat Pribadi
Berdasarkan jenis kepentingannya, surat undangan dibedakan menjadi dua yaitu resmi dan tidak resmi. Apa yang membedakan keduanya?
Surat resmi
Surat dinas adalah surat yang digunakan untuk keperluan dinas oleh pihak tertentu. Untuk individu, lembaga, instansi, komunitas dan organisasi. Surat dinas memiliki aturan yang telah ditetapkan, seperti penggunaan bahasa yang baku dan efektif, serta isi surat harus jelas.
Yang unik dari surat resmi adalah terdapat tanda tangan atau stempel resmi pada nama instansi yang mengeluarkan surat undangan tersebut. Tanda tangan dan stempel ini merupakan bukti keaslian surat undangan.
Misalnya surat undangan resmi digunakan sebagai surat undangan rapat, urusan kedinasan, instansi dan lain sebagainya. Struktur surat undangan resmi adalah sebagai berikut:
- Kop
- Tempat dan tanggal surat undangan
- Nama dan alamat penerima
- Subjek atau tujuan penulisan surat
- Lampiran
- Pembuka (salam)
- Isi surat (penjelasan acara yang diadakan serta waktu dan tempat acara)
- Penutupan
- Tanda tangan dan stempel
- Nama dan alamat pengirim
Surat tidak resmi
Surat tidak resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan tidak resmi oleh pihak tertentu. Biasanya hanya terbatas pada individu. Surat tidak resmi tidak memiliki aturan mengenai penggunaan bahasa maupun strukturnya, yang terpenting isinya jelas, baik peristiwa, tempat maupun waktunya.
Namun harus diingat bahwa bahasa yang digunakan tetap santun dan santun namun santai. Surat informal biasanya digunakan untuk undangan pesta ulang tahun dan makan malam. Misalnya, Anda dapat membuat surat undangan informal dengan struktur sebagai berikut:
- Nama dan alamat penerima
- Pembuka (salam)
- Isi undangan (acara yang diadakan, serta waktu dan tempat acara)
- Penutup (salam penutup)
- Nama dan alamat pengirim
Ikuti dan sukai kami:
